Usando Google Apps para Educación

Escrito por Juanma Díaz el día 25/09/2012 - 17:10

Google Apps para educación es un conjunto de herramientas 2.0 que Google pone a disposición de los centros educativos de forma gratuita, para que puedan trabajar con un correo corporativo del colegio o instituto y para crear un entorno de trabajo colaborativo dentro del mismo centro y con otros centros educativos.

¿Que nos ofrece?

• Correo Gmail: ofrece 25 gigas de almacenamiento para cada usuario. Permite la creación de cuentas de correo personalizadas con el dominio del centro y dispone de un filtrado potente de spam.

• Google Calendar: permite gestionar horarios de clase, reuniones de claustros, consejos escolares, equipos educativos... Se pueden crear varios calendarios, donde se crean los eventos, a los cuales deben confirmar su asistencia los usuarios invitados.
• Google Drive: aparece como sustituto de Google Docs, con algunas funcionalidades más, pero manteniendo las funciones principales para gestionar documentos en la nube. Google Drive nos proporciona un lugar de almacenamiento para nuestros archivos, así como la posibilidad de crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y carpetas, así como compartirlos con otros usuarios con permisos de sólo lectura o de edición.

 

• Grupos de Google: la función principal de estos grupos es compartir información, enlaces y documentos con listas de correos creadas previamente. Se pueden crear grupos para todo el claustro, para cada Ciclo, para cada Departamento, para cada equipo educativo, para cada tutoría...
• Google Sites: permite la creación de sitios web dinámicos y seguros sin necesidad de conocimientos de programación ni HTML. De una forma bastante intuitiva se pueden crear distintas páginas organizadas en un menú lateral o superior. En cada una de ellas se puede incluir texto, imágenes, documentos, presentaciones, vídeos... haciendo a nuestra página web interactiva.
• Otras Apps: Google también pone a disposición de los centros educativos otras aplicaciones que pueden ser añadidas a distintos grupos de usuarios desde el Panel de control del administrador: Blogger, Picasa, Google Voice, Maps...

Todas estas aplicaciones pueden ser personalizadas con el logo del centro educativo. Un ejemplo:

¿Qué hay que hacer para que un centro pueda usar Google Apps para Educación?

Google ofrece varias opciones, según el tamaño del centro y las necesidades tecnológicas de configuración. La solución más fácil y rápida es el registro online, pues se proporcionan las cuentas y se integran las aplicaciones de inmediato. Para ello, lo único que necesitamos tener es un dominio propio (por ejemplo: micolegio.edu) y rellenar el formulario de registro.

Ventajas:

• Posibilidad de obtener de forma gratuita cuentas de correo corporativas del centro educativo, lo cual ofrece una buena imagen al exterior.
• No es necesario instalar ningún hardware ni ningún software en ninguno de los equipos del centro, ni modificar nada en los servidores propios.
• Se facilita el trabajo colaborativo entre el profesorado, entre el alumnado y entre profesorado y alumnado.
• Se facilita la comunicación con las familias y con el exterior, dando visibilidad a través de los sites creados a todas las actividades realizadas por el centro.
• La facilidad de uso de las distintas aplicaciones, el que no dependan del sistema operativo usado y la integración con los dispositivos móviles.

Inconvenientes:

• Al tratarse de aplicaciones web, dependemos de la conexión... y ya sabemos los problemas de conexión existentes en muchos centros educativos.
• Las tareas de administración de usuarios y de aplicaciones pueden resultar tediosas si recaen en una sola persona.

Nuestra experiencia (hasta el momento):

Al finalizar el pasado curso, en mi centro se propuso como propuesta de mejora para el curso siguiente la búsqueda de aplicaciones y herramientas que facilitaran el trabajo colaborativo, ya que hacemos una integración efectiva de las TIC en el aula. Como coordinador TIC del centro me responsabilicé de buscar distintas opciones y proponer la más adecuada para nuestro centro. Y  Google Apps para Educación es, según mi opinión, la que más se ajusta a nuestras necesidades: por economía, por facilidad y por prestaciones.

Durante el verano contacté con Google, realicé el registro online usando nuestro dominio ieschavesnogales.es, seguí las instrucciones de configuración y personalización y empezamos a crear usuarios: profesorado, personal no docente y alumnado (importando archivos con formato CSV para hacer cargas masivas).

En los primeros días de septiembre celebramos unas jornadas de formación para el profesorado de nuestro centro con el objetivo de concienciar y explicar las posibilidades que nos ofrece Google Apps para Educación. Hablamos de trabajo colaborativo, de compartir documentos, de gestión del centro... y en esas estamos.

 

Algunas actuaciones realizadas y previstas:

• El personal de administración, el AMPA y el profesorado ya estamos usando nuestro correo corporativo personalizado @ieschavesnogales.es como herramienta de comunicación. En breve se incorporará el alumnado.
• Todos los documentos del centro los creamos y almacenamos en Google Drive -haciendo copia de ellos en local-. Convocatorias, actas de reuniones, programaciones, relaciones de actividades, documentos de tutoría... todos compartidos con permisos de edición entre los usuarios correspondientes.
• Compartimos un calendario de Google Calendar con todos los eventos y actividades organizados por el centro.
• Creación de un site como página web oficial del centro con toda la información organizada (en construcción).
• El alumnado para sus trabajos en grupo gestionará los documentos creados a través de Google Drive (textos, presentaciones...) de forma colaborativa.
• Entre el alumnado se crearán equipos de "formadores TIC" que ayudarán a sus compañeros en el uso de estas aplicaciones.

Esperamos poder seguir informando de nuestros avances en próximos artículos y que esta información os pueda servir si estáis interesados en implantar Google Apps para Educación en vuestra escuela. Seguro que se te ocurren muchas más posibilidades, ¿nos las dejas en los comentarios? Gracias.

Más información:

• "Mi experiencia con Google Apps", de Juan Carlos Guerra.
• Ayuda de Google Apps.