¿Y tú cómo gestionas tus tareas?

Escrito por Víctor Cuevas el día 10/11/2011 - 17:49

Seguramente muchos de vosotros usáis algún gestor de tareas para no sucumbir entre el maremágnum de tareas del día a día. Seguramente muchos de vosotros habéis oído hablar de la metodología GTD para le gestión de las tareas y la productividad diaria. Seguramente, muchos de vosotros pensáis que os habéis equivocado de blog al leer esto. ¿Pero es que los profesores no tenemos que gestionar nuestras tareas? ¿No deberíamos usar alguna herramienta que nos echara una mano? ¿Es posible innovar en la educación sin utilizar una buena metodología de planificación de tareas? Pues precisamente, de cómo facilitarnos la gestión de tareas va esta entrada.

Imagen: 'Outtake - Nooo! [Overwhelmed]' bajo Licencia CC

Planificar o improvisar

Todos los que estamos frente a un grupo de alumnos de cualquier edad en una clase lo hemos vivido muchas veces: hemos planificado una tarea y cuando la llevamos a cabo no sale como esperábamos. A veces porque faltan algunos aspectos esenciales que damos por hechos, como por ejemplo, que el cañón del aula funcione o que la PDI esté bien calibrada o que el dichoso DVD se pueda ver en la televisión de la biblioteca, por ejemplo. Esos pequeños imprevistos nos arruinan una actividad de aula, no digamos, si en una reunión de padres, por ejemplo, el micro no tiene pilas o se han olvidado encender la calefacción del salón de actos para que no sea una nevera por la tarde...

Cuando nos enfrentamos a proyectos de innovación la planificación se hace todavía más imprescindible. Los equipos, la conectividad de los centros, la capacidad de acceso a Internet desde las aulas o aulas específicas... todo condiciona cualquier proyecto y, por tanto, debe estar bien gestionado, así como las tareas inherentes al proyecto mismo, por muy pequeñas o grandes que éstas sean.

Pero por otro lado, en el aula frente a los alumnos, todo fluye de forma poco esperada. Unos atienden o comprenden la tarea, otros en absoluto; unos se entusiasman, otros no; un día estás inspirado, otro menos...Hay días en que las actividades producen tal motivación y participación que cambias el guión por completo; otros, son las circunstancias de la vida las que te obligan a cambiar el guión. Otros días, no va Internet y entonces ya no sabes qué hacer en esa clase. Es el componente de la improvisación que no se puede controlar y que debe fluir como la vida misma so pena de vivir al margen de ella. Esto no se puede planificar, es así compañeros.

Sin embargo, hoy quiero hablar de algunas aplicaciones que nos ayudan a gestionar la parte de nuestro día a día en las aulas, coordinando proyectos de aula o de innovación, en los departamentos didácticos y, muy especialmente, en departamentos como el de orientación en el que hay que desarrollar muchos programas a la vez y la cabeza no da para tanto. Sin ninguna duda, la base de un buen trabajo basado en PROYECTOS debe ser una buena gestión de las tareas que, a su vez están basadas en una excelente planificación y personalmente me decanto por la metodología GTD.

Las ventajas de gestionar las tareas y que no sea éstas quienes te gestionen a ti

No es un trabalenguas. Si en un proyecto o departamento en el que existen muchos frentes de actuación no gestionamos bien las tareas, es posible que se hagan como buenamente se puedan y, muy especialmente, deprisa y corriendo cuando las circunstancias de las mismas aprietan. En el trabajo educativo, que es un trabajo esencialmente de equipo, la gestión de tareas y proyectos es una de las competencias profesionales que tenemos que tener los docentes. Estamos muy lejos del mundo de la empresa y no quiero por nada del mundo que una Escuela sea una empresa pero tampoco que las tareas y los proyectos se hagan sin una organización eficiente sobre todo cuando las circunstancias del trabajo están cambiando constantemente y son dinámicas, como ocurre en nuestras Escuelas donde se toman muchas decisiones organizativas y pedagógicas constantemente. Ah, y algo común a todos los trabajos: nunca tenemos el tiempo suficiente para todo.

La metodología GTD

Según Allen, el inventor de la metodología GTD para mejorar la productividad, ésta se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

Los principios en los que se sustenta los cuenta José Miguel Bolívar en Óptima Infinito. Según David Allen podemos prácticamente afrontar cualquier tarea o proyecto siguiendo cinco pasos

• Definir propósitos y principios
• Visualizar los resultados
• Generar tormenta de ideas
• Organizar
• Identificar próximas acciones

Una vez terminada la tormenta de ideas tienes que empezar a organizarlas, identificando y clasificando los componentes, prioridades y secuencias de acontecimientos, también llamados subproyectos en la metodología GTD. Bolívar concluye diciendo que " 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad."

Simplicidad. Es fundamental que seamos simples en las formas y estructuras de la gestión de proyectos y/o tareas. Si puedes hacerlo fácil, por favor, no lo compliques. Soy un fan declarado de Google Apps y las maravillosas posibilidades con los calendarios, documentos, correo, sites... Si es corporativo, mejor que mejor, pero como dice Francisco Alcaide en su blog seamos simples.

Algunas aplicaciones

Antes de recomendar aplicaciones he de decir que lo más importante de esta entrada no son las aplicaciones sino la metodología GTD que te ayuda a vivir el día a día de la gestión de proyectos minimizando el estrés. Las herramientas son aliadas pero somos nosotros quienes las usamos y, por tanto, quienes tenemos el control sobre ellas, así que considero imprescindible generar un hábito de trabajo basado en la metodología GTD que nos libere de excusas para abordar nuevos proyectos o innovaciones en nuestro entorno o corremos el riesgo de adquirir el vicio de no pensar.

Ahora, entrando en harina, os recomendaré dos aplicaciones multiplataforma que son gratuitas y extremadamente sencillas de usar. No es necesario hacer un curso para enfrentarnos a ellas y podrás  comenzarlas a usar después de leer este artículo. Una ventaja adicional es que podrás acceder a ellas desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Wunderlist

Es un gestor de tareas sencillo. Actualmente, mi gestor de tareas desde hace algunos meses. Está en español pero tienes que configurarlo cuando lo descargues. Permite crear listas y establecer fechas para las tareas. Permite avisar al vencimiento de las tareas, mandándote un correo electrónico.

Para poder trabajar lo primero que tienes que hacer son las LISTAS DE TAREAS y asignar las tareas que quieras. Yo lo hago por mis ámbitos o proyectos de trabajo. Cada tarea de edita, asigna día, se ponen notas y también se pueden compartir.

Multiplataforma tiene también versión web. Están trabajando en una nueva versión con más posibilidades. Más información: Wunderlist.